Quando NÃO vale a pena fazer software sob medida
Três cenários comuns onde a melhor recomendação é SaaS de prateleira em vez de projeto custom — e como saber em qual deles você está.
A primeira coisa que falo numa conversa de diagnóstico é: software sob medida não é a resposta certa pra todo mundo. E essa parte é importante, porque eu vendo software sob medida. A diferença entre uma software house que vai durar e uma que some em 3 anos costuma estar exatamente aí: na honestidade comercial de mandar embora o cliente que não devia comprar.
Aqui vão três cenários onde recomendo o oposto — e como você pode identificar cada um deles antes de gastar tempo procurando fornecedor.
1. O processo ainda não está validado
Software custom amplifica o que já existe. Se o seu processo é bom, ele vira software bom e escalável. Se o processo é ruim, ele vira software ruim — só que mais caro de mudar depois.
Muito empresário olha pro caos da operação e pensa "preciso de um sistema pra organizar isso". Quase sempre é o contrário: precisa organizar primeiro, depois sistematizar. Quando você automatiza desordem, ganha desordem em alta velocidade.
Como identificar: pergunte pra duas pessoas do mesmo time como elas executam o mesmo processo. Se as respostas forem muito diferentes, o processo não tá pronto pra virar software. Antes de qualquer linha de código, faça um workshop de mapeamento de processo. Documente o jeito certo. Treine o time. Depois disso — e só depois — software custom faz sentido.
Saída honesta: muitos consultores oferecem mapeamento de processo. Algumas software houses (incluindo a CDevs) fazem como serviço de consultoria, sem compromisso de desenvolvimento depois.
2. Existe SaaS que cobre 90% do que você precisa
O argumento mais comum pra software custom é "nenhum SaaS atende 100% do nosso jeito". Isso é quase sempre verdade. Mas a pergunta certa não é se atende 100% — é se atende o suficiente.
SaaS bom de prateleira custa entre R$ 100 e R$ 2.000 por mês, é mantido por uma empresa que vive disso, tem update de segurança automático, integração com mil outras ferramentas, e roda pra 10 mil clientes — então os bugs já foram pegos antes de você. Software custom equivalente custa R$ 50 mil pra cima de implementação, mais R$ 3-10 mil/mês de sustentação, e quando der ruim você é o único que pode resolver.
Faça a conta antes de decidir: se o SaaS resolve 90% do problema e os 10% restantes você consegue ou (a) deixar manual mesmo, (b) automatizar com integração simples, ou (c) viver sem — fica no SaaS. Custom só vale se aqueles 10% são críticos pra diferenciação competitiva.
Como identificar: liste os requisitos que o SaaS atual ou candidato não cobre. Pra cada um, pergunte: "se eu não tiver isso, perco cliente, perco eficiência, ou só fico chateado?" Se a resposta for "fico chateado" ou "perco eficiência marginal", siga com SaaS.
3. O orçamento não cobre 2 anos de manutenção
Esse é o erro mais caro. Software custom tem dois custos: construção e sustentação. A construção é visível na proposta — todo mundo olha pro número grande de implementação. A sustentação é o iceberg embaixo da água.
Regra geral: software que vai rodar a sério precisa de 15-25% do valor de implementação por ano, em manutenção. Bug que aparece, dependência que vira insegura e precisa atualizar, sistema externo que mudou de API e quebrou a integração, mudança de regra de negócio. Tudo isso é custo recorrente.
Se você só tem orçamento pra construir mas não pra manter, em 18 meses o sistema começa a degradar. Em 3 anos, virou problema maior do que solução. Quando isso acontece, a empresa entra num ciclo doloroso: o software é importante demais pra desligar, mas não tem dinheiro pra arrumar.
Como identificar: somar orçamento de implementação + orçamento anual de manutenção (calcule 20% como base). Se o total dos próximos 3 anos não cabe no caixa de forma confortável, pense em alternativas: SaaS + planilha custom, SaaS + automação leve, ou postergar até o orçamento permitir o ciclo completo.
Quando custom é a resposta certa
Pra fechar o tópico ao contrário: software sob medida vale quando os três cenários acima não se aplicam. Processo está validado. SaaS não cobre o suficiente. Orçamento aguenta o ciclo completo. Aí, custom passa a ser não só viável, mas o caminho mais barato no longo prazo.
E quando faz sentido, faz muito sentido. Sistema desenhado em torno do seu fluxo, sem licença por usuário, sem refém de fornecedor, com vantagem competitiva real. Mas isso é assunto de outro post.
Se você não tem certeza em qual dos cenários está, vale uma conversa de 30 minutos. A gente fala honestamente — incluindo "não, no seu caso não vale custom, vai de SaaS X".